Comment faire une quittance de loyer ?

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Le propriétaire n’est pas tenu d’envoyer une quittance de loyer à son locataire chaque mois. Cependant, cette démarche est vivement conseillée, car elle prouve que le locataire s’est bien acquitté de ses obligations. Pour être valable, ce document doit comporter un certain nombre de mentions.

Quittance de loyer : des mentions obligatoires

Quittance De Loyer

En tant que propriétaire, vous devez faire figurer sur la quittance les coordonnées du locataire, autrement dit son identité, avec ses nom et prénom, ainsi que l'adresse du bien loué. Les coordonnées du propriétaire, ou de son mandataire, sont également à inscrire sur la quittance.

La quittance doit encore comprendre la période concernée par le paiement du loyer. La mention « quittance de loyer » doit apparaître en toutes lettres. Il doit être précisé, sur le document, que cette quittance est rédigée et adressée au locataire dans le cadre du contrat de location d'un bien immobilier.

La partie essentielle de la quittance est cependant représentée par le montant du loyer. En effet, il ne faut pas oublier que ce document permet d'attester qu'il a bien été réglé. Il importe de faire figurer à la fois le montant du loyer hors charges et la somme totale qui est due.

Le montant des charges doit donc, en toute logique, apparaître sur la quittance de loyer. Elle doit en préciser le détail. Certaines charges représentent ainsi le nettoyage des parties communes et l'entretien des espaces verts quand il y en a.

D'autres frais sont liés aux dépenses de fonctionnement de l'ascenseur et de la minuterie. Les charges incluent également les dépenses de chauffage, si celui-ci est collectif. Si de menues réparations ont été effectuées dans l'immeuble, les frais occasionnés doivent également apparaître dans les charges.

Si le bailleur rémunère un gardien pour surveiller l'immeuble et distribuer le courrier aux locataires, son salaire est inclus dans les charges locatives. D'une manière générale, tous les services bénéficiant aux locataires doivent, avec les sommes correspondantes, figurer dans les charges locatives.

C'est encore le cas de la part de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères qui doit être réglée par le locataire. Cette taxe est payée par le propriétaire, au titre de la taxe foncière. Mais celui-ci demande au locataire le remboursement de la partie de la taxe qui lui échoit. Ce paiement intervient en fin d'année et figure en général sur la quittance de loyer de novembre ou décembre.

Qu'il s'agisse d'une location vide ou meublée, une liste précise et exhaustive des charges locatives a été fixée par décret. Les personnes intéressées peuvent toujours s'y référer.

La quittance de loyer doit encore faire état de la régularisation des charges locatives. Dans le cas d'un contrat de location vide, ce sont les charges réelles qui sont prises en compte. S'il s'agit d'un contrat de colocation, le bailleur peut proposer aux locataires un système de charges forfaitaires.

En dehors de ce cas de figure, le bailleur, ou son mandataire, comparent le montant des charges demandées, calculé en fonction des résultats de l'année écoulée, avec les dépenses réelles. S'il y a un écart entre les deux montants, une régularisation de charges intervient, dans un sens ou dans l'autre.

Le montant de la régularisation doit en apparaître sur la quittance de loyer. Il figure en général sur la dernière quittance de l'année.

Il est à noter que le locataire a le droit de consulter les pièces justificatives, de manière à vérifier le bien-fondé de telle ou telle charge. Si elles sont demandées dans les délais, le bailleur est tenu de les lui fournir.

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Des ajouts facultatifs

exemple Quitance De Loyer

En revanche, certaines mentions peuvent apparaître sur la quittance de loyer, mais ne sont en rien obligatoires. C'est le cas si le locataire n'a pas réglé tout ou partie de ses précédents loyers aux échéances prévues.

Le propriétaire peut alors, s'il le souhaite, faire figurer sur la prochaine quittance de loyer les sommes dues. De même, il n'est pas nécessaire de préciser, sur le document, le type de contrat de location régissant les relations du bailleur et du locataire.

C'est ainsi que le propriétaire n'est pas obligé de mentionner sur la quittance qu'il s'agit d'un contrat de location meublé ou encore d'un bail de colocation. Rien n'oblige non plus le propriétaire à faire apparaître sur la quittance les obligations qui sont à la charge du locataire.

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