Comment remplir une quittance de loyer ?

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Si vous êtes propriétaire d’un bien immobilier que vous souhaitez mettre en location, sachez qu’il est absolument impératif de fournir des quittances de loyer en règle à vos locataires. Celles-ci lui serviront à justifier les sommes qu’il vous verse, et vous serviront en outre à remplir vos déclarations de revenus, et de justificatifs en cas de contrôle ou de redressement fiscal. Il existe un certain nombre de mentions obligatoires pour que vos quittances soient considérées comme étant en règle, à respecter impérativement.

Les mentions de base.

Il faudra commencer par introduire votre identité en haut de la quittance par cette formule : « Je soussigné(e) le Bailleur du logement sis… ». Ensuite, indiquez l’adresse précise du logement, figurant sur le contrat, en incluant par exemple les numéros d'appartement, de bâtiment, d'escalier, le nom de la résidence, etc. Puis, indiquez la date à laquelle votre locataire vous a réglé, de manière précise, à savoir le jour exact où vous avez reçu le chèque, le virement ou le paiement en liquide. Si besoin, pensez à différencier la date de rédaction de la quittance de la date de l'encaissement, si vous n'avez pas eu le temps de l'établir le jour du virement par exemple. Petite spécificité du règlement par chèque : si le locataire emploie ce moyen pour vous payer, vous pouvez remplir la quittance dès qu’il vous le donne. Mais, si le chèque est sans provision et que la somme ne peut donc être créditée sur votre compte, la quittance sera annulée. Il faudra donc en établir une nouvelle lors du règlement du solde. Par ailleurs, pensez bien à garder les quittances de loyer pendant toute la durée du bail concerné et pendant les 3 ans qui suivent sa fin.

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Les mentions en rapport avec le paiement

Il vous faudra ensuite détailler le montant payé par le locataire, en différenciant bien la part correspondant au loyer de celle liée aux charges. En effet, la justice considère qu’un document qui indiquerait seulement que le locataire s’est acquitté de tous les loyers et charges sans distinguer la part représentée par chaque poste ne constitue pas une quittance au sens de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Les montants doivent impérativement être notés en chiffres et en lettres. En cas de différence, le montant en lettres primera sur le montant en chiffre, car il est considéré comme plus difficile à noter donc synonyme d'une plus grande attention. En cas d’erreur dans le montant en lettres, le détail des sommes permettra de valider que c’est la mention en chiffres qui est correcte. Dans tous les cas, indiquez le montant que le locataire a payé, qui peut être différent du dû, par exemple inférieur, en cas de paiement échelonné notamment. Dans le cas contraire, en tant que bailleur, vous fourniriez une preuve d’un paiement qui n’a pas été entièrement effectué et vous renonceriez au solde. Il faut donc que vous indiquiez le montant du versement partiel et ce qu’il reste à payer. On ne parle plus ici d’une quittance, mais d’un reçu. Notez bien par contre qu’aucun frais de gestion ne peut être compté pour l'établissement de la quittance de loyer, qui est une obligation légale, conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

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© Istock

Bien définir les périodes concernées.

Il vous faudra ensuite préciser pour quelle période le paiement a été effectué. On part souvent du principe que le loyer versé correspond au mois précédent, mais un locataire peut aussi prendre du retard ou, au contraire, prendre de l'avance suite à un encaissement providentiel. Soyez donc rigoureux dans la tenue de votre comptabilité, pour toujours avoir qui vous doit combien ! En outre, la justice considère comme défaillante une quittance de loyer qui n’indique pas la période couverte par le paiement. De même, pensez à mentionner la date et le lieu où vous remplissez la quittance. Et surtout... Signez ! A noter : seul le bailleur en personne peut remplir la quittance. Il ne peut donc pas déléguer cette tâche à un proche, un ami, un membre de sa famille... Qui n’aurait pas la qualité de bailleur. En outre, s’il y a plusieurs bailleurs - dans le cadre d'un bien partagé suite à un héritage par exemple - ils devront tous signer la quittance le jour où celle-ci est remplie. Pour limiter cette contrainte, vous pouvez faire appel à un mandataire pour la gestion de la location, qui peut se charger de toute la partie administrative. Par exemple, si vous déléguez la gestion à une agence, vous pouvez aussi lui donner mandat pour émettre toutes les quittances de loyer qui s'avéreraient nécessaires. Dans ce cas, la signature du représentant légal de cette agence qui figurer sur le doucement. Dans tous les cas, n'hésitez pas à contacter un notaire ou un avocat, qui vous aidera à établir un modèle de quittance aux normes si vous avez le moindre doute... Et vous évitera bien des complications en cas de potentiel conflit avec un locataire !

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