Quels documents demander à un futur locataire ?

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Un locataire qui demande à louer un appartement doit être en mesure de fournir certains renseignements et documents que le propriétaire est en droit d’exiger. Cette procédure est très contraignante, mais chacun est obligé de s’y plier. Souvent les locataires ne comprennent pas pourquoi autant de preuves leur sont réclamées. Il faut savoir que depuis 2015 pour éviter les abus, une liste a été établie.

La liste des pièces pouvant être exigées par le propriétaire

La loi, depuis le 8 novembre 2015, a établi une liste des pièces justificatives que le bailleur peut exiger de son futur locataire et de sa caution. Parmi cette liste, le bailleur peut choisir les documents qu’il souhaite que ces derniers lui présentent.

Bon à savoir : si le propriétaire ou le bailleur demande une pièce qui ne figure pas dans la liste, il peut être poursuivi et s’expose à des sanctions pénales. L’amende pourra alors s’élever à 3 000 euros quand il s’agit d’une personne physique, et à 15 000 euros quand il s’agit d’une personne morale.

Les pièces visent à justifier certains aspects :

  • L’identité du futur locataire et de sa caution ;
  • Leur adresse actuelle ;
  • Leurs ressources ;
  • Leur situation professionnelle.

Cette liste est valable quand le logement est loué, que ce soit vide ou meublé, en résidence principale. En revanche, elle ne s’impose pas quand il s’agit d’une location de résidence secondaire ou quand il s’agit d’un logement de fonction.

Les droits et obligations du bailleur à la mise en location

Au moment des visites ou quand celles-ci sont faites, le bailleur compare les dossiers des prétendants à la location à partir des pièces justificatives qui lui sont fournies. Certains sont tentés de demander un nombre incalculable de pièces, dont certaines sont une atteinte à la vie privée ou sont soumises à la discrimination. C’est pourquoi le législateur a limité les pièces qui peuvent être exigées, mais vous allez le constater, la liste reste importante.

Quelles pièces le bailleur peut-il demander ?

  • Au locataire:

Le propriétaire peut demander une pièce d’identité et une seule parmi celles-ci :

  • La carte nationale d’identité étrangère ou française,
  • Un permis de conduire français ou étranger,
  • Un passeport français ou étranger,
  • Une carte de séjour temporaire, une carte de ressortissant d’un État membre de l’UE ou de l’espace économique européen, ou une carte de résident.

Une seule pièce de justification  de domicile parmi :

  • Les trois dernières quittances de loyer,
  • À défaut, une attestation du propriétaire ou de son mandant, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges locatives,
  • L’attestation d’élection de domicile qui établit le lien avec un organisme agrée, comme précisé par l’article L. 264-2 du Code de l’action sociale des familles,
  • Le dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale,
  • Une attestation sur l’honneur d’hébergement indiquant que le candidat locataire est bien hébergé au domicile de cette personne.

Un ou plusieurs documents parmi cette liste attestant de l’activité professionnelle du candidat :

  • Un contrat de travail ou de stage,
  • A défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date où l’entrée en fonction sera effective, et la durée de la période d’essai,
  • L’extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un commerçant,
  • L’extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés pour une entreprise commerciale. Celui-ci devra dater de moins de trois mois,
  • La copie du certificat d’identification de l’Insee avec les numéros d’identification, pour un travailleur indépendant,
  • La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale,
  • La carte d’étudiant ou de scolarité pour l’année en cours,
  • Pour les autres professionnels, toute pièce récente qui atteste de l’activité.

Un ou plusieurs documents parmi cette liste permettant de prendre connaissance des ressources :

  • Les trois derniers bulletins de salaire,
  • Le dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition en France. Si le candidat n’est pas imposé en France, le dernier ou avant-dernier avis d’imposition sur le revenu valable dans l’état ou sur le territoire où il se trouvait précédemment.
  • Justificatifs des indemnités touchées durant son stage si le candidat est stagiaire,
  • Les deux derniers bilans comptables ou encore, une attestation de ressources pour l’exercice en cours, délirée par un comptable si le candidat n’est pas salarié, mais indépendant,
  • Des justificatifs concernant les prestations sociales et familiales, les pensions, les retraites, les indemnités ou allocations perçues les trois derniers mois ou une attestation d’ouverture des droits, établis par l’organisme payeur,
  • Avis d’attribution des bourses pour un étudiant,
  • Justificatifs de revenus fonciers, de revenus de valeurs et capitaux mobiliers, de rentes viagères,
  • Attestation de simulation relative aux aides au logement, réalisée par l’organisme payeur ou le futur locataire.

Au garant : Le décret fixe également la liste des pièces qui peuvent être demandées au garant :

Si le garant est une personne physique : une seule pièce d’identité, celle-ci devra être en cours de validité, signée et elle devra comporter la photo du titulaire :

  • Carte nationale d’identité française ou étrangère,
  • Passeport français ou étranger,
  • Permis de conduire français ou étranger.

Si le garant est une personne morale, il pourra lui être demandé les deux documents suivants :

  • Un extrait K bis de trois mois de la société, les statuts de celle-ci ou toute autre pièce qui justifient de l’existence légale et sur laquelle figure le nom du responsable, l’adresse de la société et le fait qu’une déclaration a bien été réalisée auprès d’une juridiction, de l’administration ou d’un organisme professionnel.
  • Un justificatif d’identité de la personne, dont le nom figure en tant que personne morale sur les statuts ou l’extrait K bis.

Une seule et unique pièce justificative du domicile parmi celles-ci :

  • Facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois,
  • Dernière quittance de loyer,
  • Dernier avis de taxe foncière ou le titre de la résidence principale.

Un ou plusieurs documents attestant de l’activité professionnelle parmi celles de cette liste :

  • Un contrat de travail ou de stage,
  • À défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction prévue, et si besoin la durée de la période d’essai,
  • L’extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un commerçant,
  • L’extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés pour une entreprise commerciale. Celui-ci devra dater de moins de trois mois,
  • La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale,
  • Pour les autres professionnels, toute pièce récente qui atteste de l’activité.

Un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi :

  • Les trois derniers bulletins de salaire,
  • Le dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition en France. Si le garant n’est pas imposé en France, le dernier ou avant-dernier avis d’imposition sur le revenu valable dans l’État où il est imposé sur ses revenus,
  • Justificatifs des indemnités touchées durant son stage si le garant est stagiaire,
  • Les deux derniers bilans comptables ou encore, une attestation de ressources pour l’exercice en cours, délivrée par un comptable si le candidat n’est pas salarié, mais indépendant,
  • Des justificatifs concernant les prestations sociales et familiales, les pensions, les retraites, les indemnités ou allocations perçues les trois derniers mois ou un justificatif d’ouverture des droits, établis par l’organisme payeur,
  • Justificatifs de revenus fonciers, de revenus de valeurs et capitaux mobiliers, de rentes viagères.
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