Convocation à une assemblée générale : quel délai ?

Une assemblée générale des copropriétaires doit avoir lieu au moins une fois par an. Chacun des copropriétaires est convoqué par le syndic. Sur la convocation doivent figurer l’ordre du jour, qui est fixé par avance, ainsi que l’ensemble des questions qui devront être soumises au vote. Quel est le délai de convocation à l’assemblée générale ? Nous vous donnons toutes les informations.

Convocation à l’assemblée générale : dans quel délai ?

Dans le cadre d’une copropriété, le délai fixé par la loi pour convoquer l’assemblée générale est de 21 jours avant la date de la réunion. Il est cependant possible que le règlement intérieur de la copropriété décide de fixer un délai plus long comme le prévoir le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 à l’article 9.

Si jamais cette disposition n’est pas respectée, cela peut entrainer l’annulation des décisions, ayant été prises lors de la réunion, à condition qu’un propriétaire en fasse la demande. De plus, il faut savoir que le délai ne peut pas faire l’objet d’une régularisation, un copropriétaire peut tout à fait assister à l’assemblée générale convoquée hors délai sans perdre ce droit.

La loi ALUR, et en particulier le décret du 21 octobre 2015, publié au JO le 23.10.2015, relatif à la dématérialisation des notifications et mises en demeure, a un impact sur les délais de convocation.

Le décret a inséré en effet trois nouveaux articles qui s’ajoutent au décret du 17 mars 1967.

Les modalités de notification par voie électronique déterminées par les articles 64-1 à 64-4 du décret du 17 mars 1967 changent la donne. Si cela varie, c’est parce que la loi ALLUR fixe de nouvelles dispositions. Il faut que le copropriétaire donne son consentement express pour le syndic puisse envoyer la convocation par courrier électronique. Il dispose de 15 jours pour le faire, c’est-à-dire l’accepter ou le refuser. Cette possibilité de refus qui est laissée ouvre la porte à différentes interprétations concernant le délai. Certains pensent que cette disposition ne change rien au délai qui reste de 21 jours, tandis que d’autres pensent que de ce fait, il passe à 36 jours. Si le copropriétaire refuse ce mode de convocation, il la recevra par courrier recommandé avec accusé de réception et là, le délai légal de 21 jours est respecté.

Y a-t-il des exceptions à ce délai ?

Il faut savoir qu’il existe trois situations dans lesquelles le délai de 21 jours peut être transgressé. Ce sont les cas suivants :

Dans le cadre de la convocation d’urgence ;
Dans le cadre de la convocation pour une assemblée générale de rattrapage ;
Dans le cas d’une assemblée générale à la suite d’une catastrophe technologique qui a entrainé des dégâts.

Le délai dans le cas d’une assemblée de rattrapage

L’assemblée générale de rattrapage ne peut avoir lieu que dans certaines situations bien spécifiques. C’est le cas lorsque les résolutions n’ont pas été prises selon les modalités, c’est-à-dire à la majorité des voix, comme le stipule l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Elle doit alors être revotée à condition d’avoir obtenu au premier vote au moins un tiers des voix. Ce second vote se fait alors immédiatement ou lors d’une convocation ultérieure, c’est là que l’on parle d’AG de rattrapage.

Le délai de convocation passe dans cette situation à seulement 8 jours. Les formalités de notification ne sont plus respectées, surtout quand l’ordre du jour est identique à la première.

L’assemblée générale de rattrapage ne peut être convoquée que quand les résolutions entrent dans le cadre de la règle de majorité précisée à l’article 24 et notamment :

Les résolutions portant sur les travaux d’amélioration de l’immeuble ;
Sur les modalités d’exécution des travaux obligatoires imposées par la loi, concernant la sécurité publique ou la salubrité.
Portant sur les travaux nécessaires au maintien de l’immeuble et à la santé des occupants ainsi qu’à leur sécurité ;
Portant sur la réalisation de travaux relatifs à l’accessibilité des personnes à mobilité réduite s’ils ne touchent pas à la structure de l’immeuble ;
Portant sur la modification du règlement de copropriété.

D’autre part, cette nouvelle assemblée doit être convoquée dans les trois mois suivants la première.

Il faut savoir que, si l’ordre du jour de l’assemblée diffère de la première alors, le délai sera de 21 jours au lieu de 8 jours.

Le délai dans le cas de la convocation d’urgence

Il n’existe pas de modalités fixées dans le cas de la convocation d’urgence, c’est au syndic d’en décider. Il n’existe pas non plus de délai fixé par la loi. Il faut simplement que les copropriétaires soient avertis dans un délai raisonnable avant la date de la réunion.

Les copropriétaires peuvent agir en annulation auprès d’un juge. Il faudra qu’il apprécie si le délai est raisonnable et si le caractère d’urgence est bel et bien existant. Le plus souvent, c’est la jurisprudence qui permet aux juges de valider ou d’invalider les résolutions prises lors de l’assemblée.

Le délai de la convocation à la suite d’une catastrophe

Pour statuer sur les dispositions à prendre quand une catastrophe technologique a causé des endommagements sur les parties communes de la résidence, l’assemblée doit être convoquée dans les deux mois qui suivent. Ici, le délai de convocation est de 15 jours avant la date. Les règles concernant la notification restent identiques.

Comment sont calculés les délais ?

Le calcul du délai de convocation à l’assemblée générale est réalisé en fonction du moyen utilisé par le syndic. Les modes de distribution du courrier peuvent prendre différentes formes :

Remise en main propre avec émargement ou reçu ;
Envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ;
Envoi par courrier recommandé électronique.

Quand la convocation est remise en main propre, le délai de 21 jours commence à la date où la lettre est remise au copropriétaire. Si la personne ne peut pas la distribuer le jour même, le délai débute tout de même à cette date. C’est alors le gardien de l’immeuble qui est chargé de distribuer les convocations directement. Le syndic doit alors prendre en compte les retards éventuels.

L’envoi en recommandé avec accusé de réception impose le calcul du délai à partir du lendemain de la présentation du courrier au domicile du copropriétaire. Même si le destinataire n’est pas présent, la date de première tentative est prise en compte par dérogation aux prescriptions du Code de procédure civile. Le décompte du délai débute alors à partir du lendemain de la date inscrite sur l’avis de passage.

Dans le cadre de l’envoi par courrier recommandé électronique, le délai commence à courir à partir du moment où le destinataire à donner son accord, donc à la suite de son consentement, la date retenue est le lendemain de l’envoi de la première lettre.

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